Droša datu glabāšana

Pētījuma laikā ir būtiski nodrošināt, ka visi dati tiek glabāti droši, lai izvairītos no datu zuduma vai nesankcionētas piekļuves. Zemāk apkopoti ieteikumi, kā pareizi glabāt un apstrādāt datus pētījuma laikā. 

Izvēlies glabāšanas vidi rūpīgi. Ne visas glabāšanas vietas ir vienlīdz piemērotas visu veidu datu glabāšanai. Izvēloties, kur glabāt pētījuma datus, jāņem vērā vairāki faktori. Datu pārvaldības plāna izveide palīdzēs šajā procesā. Vēlams arī sazināties ar datu kuratoriem vai IT atbalstu savā organizācijā.  

Izvēloties, kur glabāt datus, apsver šādus jautājumus par datu specifiku: 

• Kāda apjoma dati tiks izveidoti? 

• Vai datu kopa satur sensitīvus datus?  

• Vai pastāv ierobežojumi attiecībā uz to, kur dati tiek glabāti? Piemēram, vai datus nepieciešams glabāt Eiropas Savienībā? 

 Izvērtē, kā dati tiks lietoti: 

• Kam būs nepieciešama piekļuve datiem — tikai konkrētai pētījuma grupai vai arī citiem sadarbības partneriem? 

• Vai būs nepieciešama piekļuve datiem, atrodoties ārpus universitātes/institūta?  

• Vai pētniekiem būs nepieciešama piekļuve datiem pēc tam, kad pētījums būs noslēdzies? 

 Atceries, ka datus ir viegli pazaudēt vai sabojāt. Izmanto pakalpojumus, kas nodrošina automātiskus datu dublējumus un/vai organizē datu dublēšanu pats! 

• Vai šī glabāšanas vide nodrošina automātiskus dublējumus? Ja jā, cik ilgi tos var atjaunot?  

 Galvenās datu glabāšanas vietas pētījuma datiem var iedalīt šādi: 

• Universitātes/institūta tīkla diski 

• Mākoņpakalpojumi 

• Pārvietojamās ierīces 

 Universitātes/institūta tīkla diski parasti tiek uzturēti un pārvaldīti institūcijas IT infrastruktūras ietvaros, līdz ar to nodrošinot salīdzinoši augstu drošības līmeni, regulāras datu rezerves kopijas un piekļuves kontroli. Tie ir piemēroti, ja strādājat vai sadarbojaties institūcijā. 

Piekļuve šiem diskiem bieži tiek organizēta caur lokālo tīklu, taču, ja nepieciešams attālināts darbs, var izmantot VPN (virtuālo privāto tīklu), lai droši pieslēgtos sistēmai no ārpuses. 

Viens no lielākajiem ieguvumiem, izmantojot institūcijas tīkla diskus, ir datu drošība un ilgtspēja. Atšķirībā no personīgajiem datoriem vai pārvietojamajām ierīcēm, kur datu zudums var notikt aparatūras bojājumu vai zādzības dēļ, institūcijas IT nodaļas parasti nodrošina automatizētu datu rezerves kopēšanu, kas samazina informācijas pazaudēšanas risku. 

Tomēr jāņem vērā, ka institūcijas tīkla disku izmantošana var būt ierobežota ar pieejamo vietu un noteikumiem par to, kādus datus drīkst tur glabāt. Atsevišķām pētījumu grupām var būt nepieciešams pieteikt papildu vietu vai saņemt atļauju glabāt specifiska veida konfidenciālus datus. 

Mākoņpakalpojumi piedāvā ērtu un elastīgu risinājumu pētniecības datu glabāšanai, ļaujot viegli piekļūt datiem no dažādām ierīcēm un sadarboties ar citiem pētniekiem. Tie nodrošina regulārus dublējumus un dažādas drošības funkcijas, piemēram, šifrēšanu un piekļuves kontroli.  

Tomēr svarīgi izvēlēties uzticamus mākoņpakalpojumu sniedzējus, kurus iesaka izmantot pārstāvētā universitāte vai institūts (piemēram, OneDrive, kam pieslēdzies ar universitātes autentifikāciju, nevis ar savu personīgo e-pasta adresi). Institūciju izmantoto mākoņpakalpojumu konfigurācijas parasti atbilst drošības un juridiskajiem standartiem, piemēram, Eiropas Savienības Vispārējai datu aizsardzības regulai. Mākoņpakalpojumu lietošana īpaši rūpīgi jāizvērtē, strādājot ar personas datiem. 

Nav ieteicams lietot trešo pušu mākoņrisinājumus, kas nav pielāgoti institūcijas vajadzībām, piemēram, Google Drive un Dropbox, kuriem pieslēgšanās notiek ar personīgajām (nevis institucionālajām) e-pastu adresēm.  

 Pārvietojamās ierīces, piemēram, USB zibatmiņas, ārējie cietie diski vai personīgie datori var tikt izmantotas īstermiņa datu kopiju glabāšanai, taču tās nav aizsargātas pret zudumu un nepiedāvā automātisku datu dublējumu. Nav ieteicams pētniecības datus glabāt uz privātajiem datoriem vai ierīcēm. Īpaši jāuzmanās tad, ja dati satur sensitīvu informāciju. 

Izmantojot pārvietojamās ierīces, nepieciešams pārliecinieties, ka: 

• Ierīce tiek aizsargāta (piemēram, ar paroli), ja tajā tiek īstermiņā glabāti personīgie dati 

• Tiek veikti regulāri datu dublēšanas (backup) pasākumi 

• Ierīces tiek regulāri pārbaudītas, lai pārliecinātos, ka tās pienācīgi funkcionē 

• Izvēlētas ierīces no uzticamiem ražotājiem 

• Jāņem vērā, ka ārējās atmiņas ierīces nav paredzētas datu ilgtermiņa glabāšanai. Ja gadījumā dati tiek glabāti ārējās atmiņas ierīcēs, tos ieteicams pārkopēt uz jaunākām ierīcēm ik pēc 3—5 gadiem